Анализ документооборота в современных учреждениях.

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. Организация документационных процессов в любой организации требует на современном этапе подготовки большого количества различных видов документов, без которых невозможно решать задачи управления. Ни одна технологическая функция управления, связанная с подготовкой и принятием решений, информационными источниками, практически не обходится без создания, исполнения и оформления документов.
К настоящему времени отечественным делопроизводством накоплен значительный теоретический и практический опыт совершенствования документирования и рационализации работы с документами. Вместе с тем, приходится констатировать, что этот опыт сегодня недостаточно востребован во многих организациях. Руководители этих организаций недооценивают важность соблюдения правил документирования, не говоря уже о необходимости рациональной организации документооборота. Не уделяя должного внимания вопросам эффективной организации документационного обеспечения управления, они не требуют этого и от своих сотрудников, не стремятся укомплектовать штат секретариата или канцелярии грамотными специалистами. Вместе с тем, руководитель современной организации должен не только уметь правильно составлять и оформлять документы, но и хорошо представлять, как осуществляется документооборот, хранение и использование документов. Руководителю, конечно, не обязательно самому вдаваться в тонкости организации документационного обеспечения. Достаточно принять на работу и поддерживать квалифицированных специалистов (секретаря, делопроизводителя и архивариуса), которые смогут разработать и организовать осуществление мероприятий по совершенствованию делопроизводства организации, постепенному формированию эффективной системы управления документами. Проблемы совершенствования документирования и организации работы с документами конкретной организации и сегодня не теряют актуальности.
Теоретические разработки в сфере совершенствования документационного обеспечения управления на практике используются далеко не полностью. Сегодня основным методом совершенствования документационных процессов организации считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД).
Изучение данной темы имеет прикладное значение для предприятий и организаций, стремящихся совершенствовать процессы документационного обеспечения управления, поскольку современные нормативно-методические разработки ориентированы по преимуществу на органы государственного и муниципального управления.
Данная тема представляет несомненный интерес, поскольку является важной частью комплекса теоретических, методических и технологических проблем документационного обеспечения управления документами.
Практическая значимость заключается в том, что предлагаемые мероприятия могут использоваться в практике подобных организаций. Без изучения нормативной базы и использования на практике требований нормативных и нормативно-методических документов невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации.
Коммуникативные взаимодействия организации, как внутренние, так и внешние, будут недостаточно результативны без знания и соблюдения положений нормативной базы документационного обеспечения управления. Правила оформления документов и организации работы с документами закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами управления организаций и их объединений.
Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
Нормативные акты, регламентирующие делопроизводство, могут носить комплексный характер или освещать его отдельные аспекты.
В настоящее время сложился значительный массив нормативно-правовых документов, регламентирующих делопроизводство, но этот комплекс находится в разрозненном, несистематизированном виде и требует систематизации.
Цель работы – анализ документооборота организации в обществе с ограниченной ответственностью «М-Групп». Исходя из этого, необходимо решить следующие задачи: - познакомиться с нормативно-правовыми актами, которые являются основой для организации делопроизводства в обществе; провести анализ всех нормативно - правовых актов, регулирующих постановку делопроизводства общества; - ознакомиться с организационной структурой общества; - рассмотреть документы ООО «М-Групп»; - провести анализ работы с входящими, исходящими и внутренними документами общества; - проанализировать порядок организации формирования дел, их текущее и архивное хранение; - подвести итог анализа документооборота.
При написании контрольной работы были использованы такие методы исследования, как интервьюирование, а именно беседа с сотрудниками, ответственными за делопроизводство; наблюдение; изучение документов.





1. ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ
Документооборот — процесс работы с документами, включающий создание, регистрацию, передачу, хранение и архивацию. В зависимости от способа обмена, документооборот может быть бумажным и электронным.[4]
Бумажный документооборот — работа с документами происходит на бумажных носителях. Каждый документ печатают, вручную подписывают, отправляют по почте, хранят в физическом архиве.
Электронный документооборот (ЭДО) — работа с электронными документами с помощью сервисов, разработанных операторами ЭДО. Документы создают, подписывают, передают и хранят в цифровом виде.
Документооборот классифицируют по типам правовых отношений между участниками: [5]
1) Внутренний — обработка документов внутри организации. Не требует подписания или утверждения внешними сторонами.
2) Внешний — обработка документов между организацией и внешними сторонами, например поставщиками, клиентами, кредиторами, посредниками в сделке. Требует подписания или утверждения внешними сторонами.
3) С контролирующими органами — сдача электронной отчетности в различные ведомства: ФНС, Социальный фонд России, Росстат, Росприроднадзор.
Еще документооборот делят по направлениям:
1) кадровый;
2) бухгалтерский;
3) производственный;
4) складской;
5) управленческий.
С помощью документов бизнес взаимодействует с партнерами, клиентами и сотрудниками. Подразделения организации тоже ведут документооборот друг с другом. Существует «бумажный» и электронный документооборот. Рассмотрим оба варианта делопроизводства.
Термин «бумажный документ» подразумевает обычно информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую определенными реквизитами, к которым, например, относятся дата, подпись. Кроме того, к особенностям бумажного документа можно отнести его привязку к материальному носителю. Для примера, в случае уничтожения носителя – теряется и непосредственно документ.
Бумажный документ, безусловно, уступает электронному в скорости доставки, удобстве архивирования и поиска, а также в обеспечении коллективного доступа. К достоинствам бумажного документа можно отнести его самодостаточность (для его использования не требуются никакие технические средства, подверженные сбоям, поломкам). Кроме того, в бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только лицам, указанным в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам и т.д. в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется за счет подписей (виз) и печатей (бланков).
Электронный же документ не осязаем и не имеет привычного для нас набора осязаемых реквизитов (обычная подпись, печать и пр.). Нет возможности потрогать, визуально его ощутить. Помимо этого электронный документ не привязан к носителю. Он может существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Ежедневное использование документов на бумажных носителях не требует каких-либо правил, за исключением необходимости наличия набора реквизитов, благодаря их привычности для обывателя. [3]